Factura Excel

Cómo diseñar fácilmente una factura con Excel

Objetivo:

Conocer la hoja de cálculo Excel partiendo del diseño de una factura sencilla hasta llegar a automatizarla con validación de datos, macros y funciones avanzadas. 

Ver video pesentación

Entradas de blog: 

• Introducción a la hoja de cálculo
• Como diseñar con Excel una factura básica
• Fórmulas
• Ajustar para imprimir en una sola hoja (videotutorial)
• Funciones
• Lista despleglable. Validación de datos
• Tablas y gráficos dinámicos
• Automatizar la entrada de datos
• Macros

        .  Incrementar número de factura, se insertará de forma correlativa
        .  Guardar con formato PDF en la carpeta de facturas y dándole en nombre numfactura_cliente.pdf
        .  Copiar los datos de cada nueva factura en una base de datos
        .  Visualizar los datos almacenados en tablas y gráficos dinámicos.

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Word

Como crear una tabla en Word

Como diseñar la siguiente tabla

Celda combinada
	Celda dividida	Celda dividida

Procedimiento:

1º  Se ha insertado una tabla de 6 filas por 3 columnas

Desde la ficha insertar, grupo tabla, selecciono la dimensión con el cursor sin soltar el botón izquierdo del ratón

O en el mismo grupo, desde el menú insertar tabla defino el número de filas y columnas

2º Selecciono la primera fila de la tabla y desde la ficha herramientas de tabla, presentación, combinar celda

3º  Selecciono la celda de la segunda fila, segunda columna y dentro del mismo grupo de opciones selecciono dividir celda, nº de columnas 2 y nº de filas 1

4º Modifico el ancho de columna, según la muestra, haciendo clic sobre la línea que marca el ancho de columna y arrastro sin dejar de pulsar el botón izq. del ratón.

5º Relleno las celdas con el texto, activando negrita y centrado en la primera fila y en ficha diseño sombreado selecciono el color de la celda

Cómo mostrar ceros delante del número de factura

Formato de número pesonalizado

   Excel proporciona distintos formatos de número ya integrados para cambiar la apariencia de los mismos sin que afecte al valor real de la celda ni a los cálculos donde esté implicada. 

   Si no se adaptan a tus necesidades tienes la opción de crearte un formato personalizado. Puedes  usar como base los ya integrados.

   Al crear formatos de número personalizados, puedes especificar hasta cuatro secciones de código de formato. Estas secciones de código definen los formatos de números positivos, números negativos, valores cero y texto, en ese orden. Las secciones de código deben estar separadas por punto y coma (;).

Para el formato de nº de factura solo utilizaremos código para una sección

El contenido real de la celda activa se muestra en la barra de fórmulas.

Pasos:

Nos posicionamos en la celda donde queremos que aparezca el nº de factura

Desde la ficha inicio->Grupo, Número

Categoría ->Personalizada 

En Tipo tecleamos: 00000, de esta forma se rellenará con ceros a la izquierda si no se completan los cinco dígitos del número.

Cómo ajustar en una sola página para imprimir

Cómo diseñar una factura básica

Cómo diseñar una factura básica con Excel en 7 minutos.

 

 Visita el siguiente videotutorial 

 Donde veremos:

• Campos obligatorios
• Formato
• Insertar logo
• Hipervínculos de correo electrónico y página web
• Fórmulas para el cálculo de  IVA, IRPF y Total

Campos obligatorios que debe tener una factura

• Fecha de la factura
• Número de la factura: Debe ser siempre correlativo, es decir, no puede haber saltos en los números de factura.
• Tus datos como emisor: Nombre y apellidos o razón social de tu empresa, NIF y domicilio fiscal.
• Datos del receptor o cliente: Nombre y apellidos o razón social de la empresa del cliente, NIF y domicilio fiscal.
• Base imponible o importe total neto, el IVA, el IRPF y el total bruto.

       En este formato de factura se han incluido el porcentaje del IVA y el IRPF que se calculan sobre la base imponible. 

      

El Total Bruto= Base imponible + El IVA - El IRPF.

Incrementar número de factura. Macro

Video

Esta sencilla macro incrementará de forma automática el número de la factura cada vez que abramos el fichero.

La tienes que escribir en lenguaje Visual Basic y ponerle de nombre Auto_Open(), al nombrarla así cada vez que abras la factura se ejecutará.

Pasos para hacer la macro:

1.- Ficha programador, en el grupo Código, hacer clic en Visual Basic.

2.- Del menú Insertar escoge la opción Módulo. Aparecerá módulo1

En la parte derecha de la ventana, en la zona completamente blanca, vamos a escribir las instrucciones que formarán parte de nuestra Macro. 

Podríamos copiar la siguiente instrucción:

     Sub Auto_Open()

         c9=c9+1

     End Sub


La celda C9 es donde está el número de factura que se tiene que incrementar.

   Es más correcto especificar en la instrucción el nombre de la hoja donde está la celda, si no intentará incrementarla pero de la hoja que esté activa cuando se abra el libro. 

   En la siguiente macro hago referencia a la hoja Factura, anteriormente renombré las hojas del libro y le puse ese nombre a la hoja1 para que fuese más fácil reconocer el contenido.

     Sub auto_Open()

        Worksheets("Factura").Range("c9").Value = _
    Worksheets("Factura").Range("c9").Value + 1

     End Sub

Guardamos el código y guardamos el fichero como libro habilitado para macros: Factura.xlms 

Para diseñar nuestra factura y automatizarla, iremos incluyendo en las siguientes entradas del blog mas instrucciones para esta macro.